Официальный сайт городского округа - город Камышин Волгоградской области
Открытый Бюджет для Граждан
Новостной календарь
«    Декабрь 2009    »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031 
Популярные статьи
  • - Оценка регулирующего воздействия
  • - Программа проведения X Камышинского арбузного фестиваля «Зело отменный плод!»
  • - Закрытие VIII профсоюзного форума молодых педагогов Волгоградской области «Думая о будущем!»
  • - Анонс праздничных мероприятий 9-10 сентября 2017 года
  • - Итоги традиционных конкурсов Камышинского арбузного фестиваля
  • - «В мире детства – радость и смех. X Арбузный фестиваль для всех!»
  • - Фотогалерея 10-го Арбузного фестиваля
  • - В Камышине состоится парусная регата «Кубок Нижней Волги 2017»
  • - Мероприятия Камышинского арбузного фестиваля в городском парке
  • - Второй день X Камышинского арбузного фестиваля «Зело отменный плод!»
  • Облако тэгов
    администрация, акценты, битва, бюджет, ветеран, видео, день, дети, документ, дума, заседание, Камышин, комиссия, конкурс, молодежь, музей, новости, отчет, пенсия, пожар, постановление, праздник, пристав, проверка, программа, проект, распоряжение, регламент, решение, семинар, соревнования, спорт, Сталинград, текстильщик, фестиваль, фонд, футбол, школа, штраф, ярмарка

    Показать все теги
    Вход для редакторов
     


    Сайт AdmKamyshin.info - Победитель конкурса web-сайтов Интерактивный бизнес Волгоградской области - 2011

    Архивный отдел Перечень информации о деятельности / Структура Администрации
     Архивный отдел Управления делами администрации городского округа-город Камышин  

    Здание архиваЗдание архива

    Начальник отдела Диканева Юлия Сергеевна
       
    Размещение ул. Набережная, 48
       
    Контактный телефон (84457) 4-76-45
       
     Режим работы
    понедельник-четверг с 8-30 до 17-30,
    пятница с  8-30 до 16-30, 
    перерыв с 12-00-12-48,
    выходной- суббота, воскресенье.
     
     
     приемное время для граждан: понедельник, среда, пятница с 9-00 до 11-30.

     
     режим работы читального зала: вторник с 9-00 до 11-00, четверг с13-00 до 16-00.

     Пользователям  Архивный отдел оказывает муниципальные услуги:
    ·    «Прием документов на хранение»
    ·    «Исполнение социально-правовых и тематических запросов);
    Пользователи работают в читальном зале в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (Приказ Росархива №51 от 06.07.98)
    Типовые формы документов, заполняемые пользователями:
     Источникам комплектования

    Источники комплектования работают в соответствии с нормативными документами:
    1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007г. № 19
    2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010г.№ 558.
    3.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015г. № 526


    В 1920 году был создан архив Камышинского уездного исполнительного комитета. Главной задачей архива были концентрация документов учреждений, находящихся на территории уезда, и документов первых лет советской власти, а также систематизация этих документов.

    В 1928 году архив Камышинского уездного исполнительного комитета был преобразован в окружное архивное бюро. В дальнейшем Камышинский архив долгое время был отделением краевого (областного) архивного управления, а в 1941 году стал филиалом Сталинградского (позднее - Волгоградского) государственного областного архива.

    В 1993 году филиал преобразован в Камышинский городской архив, в 2000 году – в архивный отдел администрации города Камышина, а в 2012 году - в архивный отдел Управления делами Администрации городского округа-город Камышин.

    По состоянию на конец 2015г. в архивном отделе на хранении находится 676 фондов (145582 ед.хр.) за период 1917-2014 гг.



    Основные задачи, выполняемые отделом

    Отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе, хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Волгоградской области, отражающих историю города Камышина и района.

    Указания отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города Камышина для учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности.

     

      Архив обеспечивает:
    • сохранность и учет документов Архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в отделе;
    • комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
    • информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
    • организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

    Функции отдела

      Отдел в соответствии со своими полномочиями:
    • осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Комитет по управлению архивами администрации Волгоградской области по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондов; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
    • разрабатывает и по согласованию с Комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области представляет на утверждение администрации города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
    • проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;
    • создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации ;
    • информирует органы местного самоуправления иные учреждения города о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
    • использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, периодической печати; в установленном порядке представляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования: исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
    • осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве, учреждений- источников комплектования и других организаций и предприятий, находящихся на территории города;
    • ведет в установленном порядке учет документов архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в учреждениях -источниках комплектования и других государственных учреждениях.
    • информирует Администрацию, Комитет по управлению архивами администрации Волгоградской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях города, других нарушений законодательства об Архивном фонде Волгоградской области и архивах;
    • рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений- источников комплектования;
    • рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в отдел;
    • рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
    • внедряет в практику работы отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

    Архивный отдел имеет право

    • Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
    • Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Камышина, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
    • Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Камышина, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве и исправлении выявленных недостатков в работе ведомственных архивов.


    Ликвидируемым организациям (передача документов на архивное хранение)


    Требования к передаваемым документам:
    1. Документы по ликвидации.
    2. Историческая справка.
    3. Описи дел по личному составу в 3-х экземплярах в папках с пластиковой обложкой и каждый лист в файле.
    4. Документы должны быть обработаны в соответствии с Правилами работы архивов организаций.

    Особенности научно-технической обработки дел по личному составу.

    Документы по личному составу отражают правовые, служебные и трудовые отношения, возникающие между организацией и её сотрудниками. В них отражаются сведения о приеме сотрудников на работу, их перемещение, увольнение, заработная плата, образование, аттестация и т.д.

      К этим документам относятся:
    • Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрении, перемене фамилии в связи с замужеством, заграничные командировки).
    • Личные карточки рабочих и служащих (Ф.Т-2, ГС-2, МС-2).
    • Книги (журналы) учета приказов (распоряжений) по личному составу, регистрации несчастных случаев.
    • Личные дела работников.
    • Лицевые счета, (в том числе табуляграммы), расчетно-платежные ведомости.
    • Документы об аттестации и тарификации (отзывы, характеристики, анкеты, тарификационные ведомости или списки).
    • Наградная документация (ходатайства, заключения и представления учреждений, представляющих лицо к присвоению званий, списки награжденных).
    • Акты о несчастных случаях, связанных с производством.

    Для основной части документов по личному составу установлен срок хранения 75 лет "ЭПК".

    Так, приказы о приеме, увольнении, перемещении сотрудников, о длительных командировках, о загранкомандировках, а также об их награждении, поощрении, премировании хранятся 75 лет с отметкой ЭПК (Ст. 6б ПТД ), образованные после 2003 года - 50 лет. Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках – 5 лет (ст.6б ПТД). Основания к приказам по личному составу (это заявления, представления, докладные записки), кроме заявлений о приеме, увольнении, переводе, также хранятся 5 лет (ст.343 ПТД).

    Документы об аттестации, квалификации имеют срок хранения 15 лет ЭПК (ст. 359 ПТД). Акты о несчастных случаях имеют срок хранения, согласно ПТД 45 лет ЭПК. Акты, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - хранятся постоянно (ст.322 ПТД).

    Исчисление сроков хранения документов по личному составу производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

    Приказы и распоряжения по личному составу внутри дела систематизируются по хронологии, в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Приложения к приказам формируются вместе с приказами (помещаются после приказа). Основания к приказам по личному составу (это заявления, представления, докладные записки) формируются отдельно.

    При формировании дел с приказами необходимо проверять правильность их оформления: наличие подписи, даты, номера приказа. Недооформленные приказы подшивать в дела нельзя.

    Документы в личных делах располагаются по хронологии. Формируется личное дело в течение ряда лет, пока данное лицо работает в учреждении. Изъятие документов из личных дел не допускается.

    Личные дела, имеющие небольшое количество листов, могут быть объединены в одну обложку (наряд). В такой единице хранения личные дела располагаются по алфавиту фамилий. В начале этой единицы хранения помещается оглавление всех находящихся в ней личных дел с указанием номеров листов, на которых они располагаются.

    Указом Президента РФ от 01.06.1998 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» с изменениями от 30.05.2005 с 01.12.1998 установлено, что личные дела государственных служащих хранятся кадровой службой в течении 10 лет со дня освобождения от должности после чего передаются в архив. Такой же порядок введен и в отношении личных дел лиц, замещающих муниципальные должности Волгоградской области (Закон Волгоградской области от 29.07.1999 № 289 ст.6) и государственные должности Волгоградской области.

    На небольших предприятиях и в организациях дела с лицевыми счетами формируются по годам, а внутри годовых разделов - в алфавитном порядке фамилий.

    Если в карточке лицевого счета приклеены месячные распечатки по зарплате (табуляграммы), то сначала нумеруется лист, на который они наклеены, а потом они сами. Каждый приклеенный лист нумеруется отдельно сверху вниз или от верхнего к нижнему.

    При описании личных дел на уволенных сотрудников, сшитых в 1 том, заголовок единицы хранения звучит так: "Личные дела рабочих и служащих организации, уволенных за 199_ г. Том 1. "А-К". Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество рабочего и служащего, написанное в именительном падеже.

    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
    1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
    2. Списки личного состава.
    3. Карточки по учету личного состава.
    4. Личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел).
    5. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате.
    6. Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.).
    7. Акты о несчастных случаях.


    Историческая справка (Выписка из правил)

    7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

    Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

    7.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
    даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссыпкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
    задачи и функции организации и их изменения;
    масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
    место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
    изменения в названии и подчиненности организации;
    структура организации и ее изменения.

    Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

    В отношении архивной коллекции - указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

    7.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
    дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
    изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
    степень сохранности документов;
    особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
    сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
    сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
    состав научно-справочного аппарата к фонду.

    7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

    Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

    Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

    7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

    7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

    7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

    Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

    7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

     
         
     
      Яндекс цитирования © 2005-2017 Администрация городского округа - город Камышин
    При цитировании информации ссылка на Официальный сайт Администрации городского округа - город Камышин обязательна
    Яндекс.Метрика