|
Отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе, хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Волгоградской области, отражающих историю города Камышина и района.
Указания отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города Камышина для учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности.
- Архив обеспечивает:
- сохранность и учет документов Архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в отделе;
- комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
- организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
Функции отдела
- Отдел в соответствии со своими полномочиями:
- осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондов; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- разрабатывает и по согласованию с отделом по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области представляет на утверждение администрации города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;
- создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации ;
- информирует органы местного самоуправления иные учреждения города о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
- использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, периодической печати; в установленном порядке представляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования: исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве, учреждений- источников комплектования и других организаций и предприятий, находящихся на территории города;
- ведет в установленном порядке учет документов архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в учреждениях -источниках комплектования и других государственных учреждениях.
- информирует Администрацию, отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях города, других нарушений законодательства об Архивном фонде Волгоградской области и архивах;
- рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений- источников комплектования;
- рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в отдел;
- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- внедряет в практику работы отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
Архивный отдел имеет право
- Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
- Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Камышина, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
- Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Камышина, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве и исправлении выявленных недостатков в работе ведомственных архивов.
Ликвидируемым организациям (передача документов на архивное хранение)
Требования к передаваемым документам:
1. Документы по ликвидации.
2. Историческая справка.
3. Описи дел по личному составу в 3-х экземплярах в папках с пластиковой обложкой и каждый лист в файле.
4. Документы должны быть обработаны в соответствии с Правилами работы архивов организаций.
Особенности научно-технической обработки дел по личному составу.
Документы по личному составу отражают правовые, служебные и трудовые отношения, возникающие между организацией и её сотрудниками. В них отражаются сведения о приеме сотрудников на работу, их перемещение, увольнение, заработная плата, образование, аттестация и т.д.
- К этим документам относятся:
- Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрении, перемене фамилии в связи с замужеством, заграничные командировки).
- Личные карточки рабочих и служащих (Ф.Т-2, ГС-2, МС-2).
- Книги (журналы) учета приказов (распоряжений) по личному составу, регистрации несчастных случаев.
- Личные дела работников.
- Лицевые счета, (в том числе табуляграммы), расчетно-платежные ведомости.
- Документы об аттестации и тарификации (отзывы, характеристики, анкеты, тарификационные ведомости или списки).
- Наградная документация (ходатайства, заключения и представления учреждений, представляющих лицо к присвоению званий, списки награжденных).
- Акты о несчастных случаях, связанных с производством.
Для основной части документов по личному составу установлен срок хранения 75 лет "ЭПК".
Так, приказы о приеме, увольнении, перемещении сотрудников, о длительных командировках, о загранкомандировках, а также об их награждении, поощрении, премировании хранятся 75 лет с отметкой ЭПК (Ст. 6б ПТД ), образованные после 2003 года - 50 лет. Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках – 5 лет (ст.6б ПТД). Основания к приказам по личному составу (это заявления, представления, докладные записки), кроме заявлений о приеме, увольнении, переводе, также хранятся 5 лет (ст.343 ПТД).
Документы об аттестации, квалификации имеют срок хранения 15 лет ЭПК (ст. 359 ПТД). Акты о несчастных случаях имеют срок хранения, согласно ПТД 45 лет ЭПК. Акты, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - хранятся постоянно (ст.322 ПТД).
Исчисление сроков хранения документов по личному составу производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
Приказы и распоряжения по личному составу внутри дела систематизируются по хронологии, в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Приложения к приказам формируются вместе с приказами (помещаются после приказа). Основания к приказам по личному составу (это заявления, представления, докладные записки) формируются отдельно.
При формировании дел с приказами необходимо проверять правильность их оформления: наличие подписи, даты, номера приказа. Недооформленные приказы подшивать в дела нельзя.
Документы в личных делах располагаются по хронологии. Формируется личное дело в течение ряда лет, пока данное лицо работает в учреждении. Изъятие документов из личных дел не допускается.
Личные дела, имеющие небольшое количество листов, могут быть объединены в одну обложку (наряд). В такой единице хранения личные дела располагаются по алфавиту фамилий. В начале этой единицы хранения помещается оглавление всех находящихся в ней личных дел с указанием номеров листов, на которых они располагаются.
Указом Президента РФ от 01.06.1998 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» с изменениями от 30.05.2005 с 01.12.1998 установлено, что личные дела государственных служащих хранятся кадровой службой в течении 10 лет со дня освобождения от должности после чего передаются в архив. Такой же порядок введен и в отношении личных дел лиц, замещающих муниципальные должности Волгоградской области (Закон Волгоградской области от 29.07.1999 № 289 ст.6) и государственные должности Волгоградской области.
На небольших предприятиях и в организациях дела с лицевыми счетами формируются по годам, а внутри годовых разделов - в алфавитном порядке фамилий.
Если в карточке лицевого счета приклеены месячные распечатки по зарплате (табуляграммы), то сначала нумеруется лист, на который они наклеены, а потом они сами. Каждый приклеенный лист нумеруется отдельно сверху вниз или от верхнего к нижнему.
При описании личных дел на уволенных сотрудников, сшитых в 1 том, заголовок единицы хранения звучит так: "Личные дела рабочих и служащих организации, уволенных за 199_ г. Том 1. "А-К". Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество рабочего и служащего, написанное в именительном падеже.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
2. Списки личного состава.
3. Карточки по учету личного состава.
4. Личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел).
5. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате.
6. Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.).
7. Акты о несчастных случаях.
Историческая справка (Выписка из правил)
7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
7.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссыпкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности организации;
структура организации и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
В отношении архивной коллекции - указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
7.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к фонду.
7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
|
