|
Отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе, хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Волгоградской области, отражающих историю города Камышина и района.
Указания отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города Камышина для учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности.
Архив обеспечивает:
- сохранность и учет документов Архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в отделе;
- комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
- организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
Функции отдела
Отдел в соответствии со своими полномочиями:
- осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Комитет по управлению архивами администрации Волгоградской области по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондов; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- разрабатывает и по согласованию с Комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области представляет на утверждение администрации города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;
- создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации ;
- информирует органы местного самоуправления иные учреждения города о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
- использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, периодической печати; в установленном порядке представляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования: исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве, учреждений- источников комплектования и других организаций и предприятий, находящихся на территории города;
- ведет в установленном порядке учет документов архивного фонда Волгоградской области, хранящихся в учреждениях -источниках комплектования и других государственных учреждениях.
- информирует Администрацию, Комитет по управлению архивами администрации Волгоградской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях города, других нарушений законодательства об Архивном фонде Волгоградской области и архивах;
- рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений- источников комплектования;
- рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в отдел;
- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- внедряет в практику работы отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
Архивный отдел имеет право
- Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
- Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Камышина, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
- Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Камышина, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве и исправлении выявленных недостатков в работе ведомственных архивов.
|
