| Начальник отдела |
Романенкова Виктория Валентиновна |
| |
|
| Заместитель начальника отдела |
Суханова Нина Владимировна |
| |
|
| Размещение |
Основное здание Администрации города
кабинеты №4,7 |
| |
|
| Контактный телефон |
5-26-24 |
| |
|
Основные задачи, выполняемые отделом
|
- Организация работы со служебной документацией, с письмами и обращениями граждан.
- Организационно-техническая подготовка совещаний, приемов граждан, иных мероприятий, проводимых Администрацией города
- Административно-хозяйственное и техническое обеспечение деятельности администрации города.
Основные функции отдела:
- Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его соблюдением в Администрации города и ее структурных подразделениях.
- Регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию, отправляет исходящую корреспонденцию.
- Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения Главы городского округа. Ведет учет и хранит законченные делопроизводством дела и документацию, подготавливает и сдает их в архив в соответствии с действующими правилами.
- Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в Администрацию актов органов государственной власти, постановлений и распоряжений Администрации Волгоградской области, а также других служебных документов.
- Доводит до сведения предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан постановления и распоряжения Главы городского округа г.Камышин.
- Обеспечивает содержание в надлежащем состоянии здания Администрации, принимает меры по техническому оснащению помещений и рабочих мест.
- Организует ремонтно-строительные работы в здании Администрации.
- Организует пропускную и охранную систему в здании Администрации города, а также обеспечивает охрану имущества, находящегося на балансе Администрации города.
- Организует работы по ежедневному приему граждан:
- первичное собеседование;
- консультация;
- принятие оперативных мер;
- рекомендации.
- Организует работы с письменными обращениями граждан:
- первичная обработка обращений (ознакомление с содержанием);
- регистрация обращений (заполнение алфавитной, регистрационно-контрольной карточек и сопроводительного письма);
- передача документов на подпись Главе городского округа и заместителям Главы городского округа для наложения резолюции и постановки задач конкретным исполнителям;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание;
- отправка документов по почте, факсу;
- формирование дел;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- методическое руководство организацией приема посетителей и работы с письменными обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации.
- Организует личный прием граждан руководителями Администрации:
- Организация и проведение предварительной записи граждан на прием к Главе городского округа города, заместителям Главы городского округа.
- Проработка документов, получение и подготовка необходимой информации по вопросам, зафиксированным в результате предварительной записи.
- Непосредственное участие в приеме граждан Главой городского округа и его заместителями.
- Оформление и передача исполнителям поручений Главы и заместителей Главы городского округа по результатам личного приема.
- Организация контроля за исполнением поручений.
- Комплектование и подготовка дел по личным приемам Главы городского округа г.Камышин и заместителей Главы городского округа для сдачи в архив.
- Подготовка графиков приема граждан в Администрации города.
- Организация информационно-аналитической работы:
- Анализ полученной в ходе контроля информации и статистических материалов.
- Составление квартальных аналитических обзоров письменных и устных обращений граждан.
- Выявление доминирующих, проблемных вопросов по устным и письменным обращениям граждан и подготовка предложений Главе городского округа и его заместителям по их разрешению.
- Оказание консультативно-методической помощи структурным подразделениям администрации по вопросам систематизации и анализа обращений граждан.
- Систематизация и обобщение предложений и инициатив граждан по вопросам улучшения социально-экономического развития города, по совершенствованию работы отдельных служб, ведомств, организаций, учреждений.
- Подготовка аналитических материалов для средств массовой информации о мерах, принятых по обращениям граждан.
- Организует работы по контролю:
- Ведение базы данных по срокам исполнения письменных обращений граждан.
- Ведение базы данных по обращениям граждан, стоящим на "особом контроле" (обращения, поступившие из администрации Президента РФ, Государственной Думы, ФС РФ, областной администрации, областной думы и др.).
- Направление предупреждений руководителям структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий и др. учреждений по исполнению письменных обращений граждан в установленные сроки.
- Информирование Главы городского округа о нарушении сроков рассмотрения письменных обращений граждан руководителями структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий и других учреждений.
- Ведет деловую переписку, относящуюся к компетенции отдела.
- Осуществляет подготовку и проведение учебы руководителей и специалистов структурных подразделений Администрации по вопросам учета, контроля и подготовки ответов на письменные обращения граждан, направлены им на рассмотрение.
- Организует взаимодействие между структурными подразделениями Администрации по вопросам рассмотрения письменных обращений граждан.
- Изучает практику и опыт работы по рассмотрению писем и обращений граждан в целях усовершенствования ее форм и методов.
- Решает вопросы эксплуатации инженерных коммуникаций, инженерного оборудования здания Администрации г.Камышина, организация работы по его подготовке к эксплуатации в осеннее-зимний период.
|
